Rendons les choses simples, pas simplistes...

Le titre est très directement inspiré d'une célèbre citation d'Einstein. On sait que pour qu'une chose, quelle qu'elle soit (appareil ménager, téléphone portable, logiciel, etc...) soit utilisable, il faut qu'elle soit simple à appréhender et à manipuler, sans quoi des freins, conscients ou non, se créeront, et feront que l'on évitera par tous les moyens de s'en servir. Voici à mon avis un exemple de ce qu'il ne faut pas faire : une mindmap qui est censé représenter le process de GTD. Cette map est monstrueuse, illisible et fera fuir illico celui qui voudrait se mettre à GTD ! Comment compliquer les choses simples...


Cliquer sur l'image pour voir le désastre en plus grand.

Configurer GTD sur Outlook

Nombreux sont les utilisateurs d'Outlook, et nombreux sont ceux qui veulent l'utiliser pour mettre en place leur système GTD. Il existe autant de façons de faire que d'utilisateurs. Selon que vous pourrez installer des logiciels tiers ou non (ce n'est pas toujours le cas dans certaines entreprises), la configuration ne sera pas la même.

Cas 1 : je suis verni, je peux installer des logiciels.

Ce n'est pas parce que vous pouvez que vous devez, d'ailleurs. Néanmoins, cela permettra au moins de tester certains hit, à commencer par l'add-in pour GTD de Netcentrics. C'est le logiciel officiel David Allen certified pour mettre en place GTD avec Outlook. Je ne l'ai pas testé, je ne peux donc pas en parler en détails. Les vidéos de démonstration indiquent cependant que ce logiciel crée de nouveaux dossiers (@Action, @WaitingFor...), donne accès à différentes vues (liste de projets, de NAs, ...), que certaines tâches peuvent être automatisées (quand on délègue une tâche, création automatique d'une tâche @WaitingFor, par exemple), et j'en passe. Bien entendu, il n'existe pas de version française, donc le fonctionnement n'est pas du tout garanti avec Outlook et Windows en français. Ce logiciel coûte 70$, soit au cours d'aujourd'hui environ 45€. (Image emprunté au site Keen PDA)

Plan Plus pour Outlook peut être une alternative. Il s'agit du logiciel développé par Franklin Covey, et donc reprenant les principes des 7 Habitudes. On y trouvera donc un module pour la définition de mission, d'objectifs, des rôles, bref tout ce qui fait la méthode de gestion du temps vu par Stephen Covey. On notera qu'il existe en plus un module de définitions de projets : il s'agit d'un outliner, qui permet donc de créer une hiérarchisation des tâches.
Le principal inconvénient de ce logiciel est qu'il est buggé dans les moindres recoins, vu qu'il n'a pas été conçu pour tourner avec Outlook et Windows en français. Dommage, car de gros efforts ont été accomplis avec cette version, notamment la synchronisation avec Pocket Informant.

J'ai par ailleurs noté qu'Outlook avait tendance à devenir lent au démarrage et à l'utilisation quand on venait lui greffer un add-in, quelqu'il soit. A bon entendeur...

Cas n°2 : je ne peux pas installer de logiciel.

Il va donc falloir ruser. Créons d'abord les catégories nécessaires (@Bureau, @Appels, @En Attente, etc...). Chaque tâche (=NA) devra recevoir une catégorie, et une seule.
GTD fait abstraction de la notion de priorité, partant du principe que quoi qu'il arrive, toute tâche devra être effectuée, sinon, elle n'a aucune raison de figurer dans la liste. Nous allons donc détourner de son utilisation l'indicateur d'importance (haute, moyenne ou basse). Une NA recevra l'indicateur "Haute priorité" (le point d'exclamation rouge), les projets recevront l'indicateur "priorité moyenne" (pas d'icone), et les éléments de la catégorie "Un jour/Peut-être" l'indicateur "priorité basse" (icône flèche bleue). En sélectionnant l'affichage des tâches par Importance, vous aurez ainsi un panorama de tout votre système, classé par NAs et par projets.
La gestion des projets va être réduite à la méthode préconisée par David Allen. Un projet va se réduire à une tâche simple (vous pouvez lui accorder une catégorie du genre "projet perso" ou "projet boulot" si vous voulez), dont l'indicateur d'importance sera à "moyen", comme indiqué plus haut. Dans la section "note" de la tâche, vous écrirez la liste des tâches à effectuer pour la réalisation du projet, comme elles viennent, sans forcément penser à les structurer, ni à être exhaustif. C'est la méthode du dos de l'enveloppe décrite dans le livre. Ensuite, lors de la revue hebdo, vous vous réfèrerez à cette liste de tâche pour pour déterminer la NA qui fera avancer le projet. Certains indique dans l'intitulé de la NA tout ou partie du nom du projet auquel elle est rattachée, par exemple [nom du projet]intitulé de l'action.

J'ai longtemps utilisé ce système avant de basculer vers MLO. Le gros avantage de cette méthode est qu'elle est simple. Par ailleurs, vu qu'elle ne nécessite pas de données ou de champs autres que ceux existant par défaut, tout est synchronisable sur la plupart des PDA ou smartphones actuels.

Il y a bien entendu d'autres méthodes, dont celle-ci qui utilise de façon étonnante les fonctions des contacts.

De l'utilisation de la voix

J'ai parlé de Note2Self récemment, un logiciel qui permet de s'enregistrer et d'envoyer la note vocale (sous forme de pièce jointe) vers une adresse mail en 2 clics. C'est instantané et très pratique. L'inconvénient est qu'il faut télécharger le fichier *.wav et disposer d'un lecteur et du matériel qui permettre de diffuser le son. Ne rigolez pas, il y a encore des PC, surtout dans le milieu professionnel, qui ne disposent pas de sortie audio. De plus, en situation de mobilité, télécharger une pièce jointe peut prendre du temps, et consommer une partie du forfait data.
Enfin, une fois que vous aurez pu lire votre pièce jointe, il reste à traiter l'information enregistrée, le plus souvent une tâche à ajouter à votre to-do list, votre liste de NAs, etc..
En commentaires, lsteelandt a signalé l'existence de Spinvox, un service, encore en développement en France, qui permet de transformer une note vocale en texte.
Concrètement, une fois inscrit, le service vous fournira un numéro de téléphone à appeler. Vous appelez ce numéro, laissez votre message. Celui-ci est automatiquement converti en texte et envoyé vers l'adresse mail que vous aurez définie lors de l'inscription. Les avantages du système sont nombreux : juste un numéro à composer, pas de logiciel à installer, le système est donc universel. Plus besoin de re-travailler la note, vu qu'elle est déjà sous forme de texte.
Pour limiter les manipulations, j'ai enregistré un accès rapide à ce numéro (appui long sur une touche + reconnaissance vocale), histoire de ne pas avoir à taper les 10 chiffres.
Bref, un système simple et pratique comme j'aime. Je ne sais pas s'il va rester gratuit, je n'ai pas vu (ni trop cherché, j'avoue) d'informations à ce sujet.

Lectures en cours

Le retour du papier

Etonnant comme les concepts peuvent évoluer. Il y a peu, on n'entendait parler que du zéro papier, tout devait être électronique. D'où une profusion d'emails, de logiciels pour échanger les documents, les scanner... Au passage, je n'ai jamais trouvé une vraie méthode simple et abordable pour organiser tous ces documents électroniques. Suivant ce principe, le bon vieil agenda Filofax ou Quo Vadis a été remplacé par les PDA, Palm, Pocket PC ou Blackberry, et peut être bientôt iPhone. C'est THE gadget à posséder. Malheureusement, comme souvent, le mode d'emploi n'est pas fourni, et nombreux sont ceux qui, finalement, ne trouvent pas ces appreils si pratiques que ça. Ils n'arrivent pas à les intégrer dans leur propres façon de fonctionner, attachés qu'ils sont à la spontanéité du couple papier/crayon. Quand en plus les méthodes d'organisations évoluent (organisation par projets, GTD, mindmaps, etc...), les adapter à un appareil électronique devient une gageure : il n'y a qu'à voir le nombre de forums sur le net, le nombre d'applications disponibles pour se convaincre que ce n'est pas à la portée du premier venu. Le papier, en revanche, tout le monde sait s'en servir, il n'y a que peu d'efforts à fournir pour l'adapter aux différentes "nouvelles" méthodes.

Certains sites proposent des modèles tout prêts , imprimables directement. Que vous soyez un afficionado de GTD, des 4 quadrants de Stephen Covey, ou d'autres méthodes, vous pourrez trouver des gabarits de prise de notes, de check-lists, que vous pourrez imprimer à volonté.

Le plus connu est sans doute le DIY Planner. C'est le plus complet, mis à jour régulièrement. Il possède des modèles pour les GTDistes (listes de NAs, de Projets, par contexte, etc...), des modèles pour les Covey-istes (listes de rôles, matrice de priorités...), des grilles pour définir et piloter un projet, prendre des notes, chercher un jobs, tenir ses comptes, etc...

Moins connu, Active Voice posséde beaucoup de modèles originaux, avec notamment un système d'icônes à cocher pour identifier rapidement la catégorie d'une note.

Une initiative intéressante : les nowMaps, qui permettent de combiner les mindmaps avec GTD. Je n'ai pas testé, à vous de voir si c'est génial ou trop compliqué. A télécharger en A4 ou en A4 plié en 2.

Un autre site qui propose de se fabriquer un petit carnet de notes, en choisissant soi-même le contenu des pages : PocketMod.

N'oublions le super carnet hyper tendance chez les américains, le Moleskine, qui fait aussi parler un peu de lui chez nous.

Test ennéagramme gratuit.

L'Ennéagramme est un modèle de la structure de la personne humaine. Ce modèle aboutit à neuf configurations différentes de la personnalité, neuf manières de se définir. Chacun d'entre nous a tendance à donner dans sa vie la priorité à une de ces images de soi. En étudiant les conséquences de ce choix, l'Ennéagramme donne une description très précise de la psyché humaine et permet d'expliquer et/ou de prévoir, avec une fiabilité étonnante, notre attitude face aux diverses circonstances de la vie. (texte emprunté à l'Institut Français de l'Enéagramme).
Si vous voulez découvrir votre type de personnalité, le Da Vinci Blog vous propose un test gratuit. 141 questions plus tard, vous saurez si vous êtes un Perfectioniste (1), un Altruiste (2), un Battant (3), un Tragico-Romantique (4), un Observateur (5), un Sceptique-Loyal (6), un Epicurien (7), un Chef (8) ou un Médiateur (9).

Vous pourrez avoir une première idée de votre type (mais sans aucun commentaires, résultat livré brut de fonderie) en effectuant ce test.

Quelques astuces connues, mais pas souvent appliquées.

Voici quelques astuces classiques, tellement connues que vous avez dû oublier de les appliquer depuis quelques temps.

• Un truc très GTD : la règle des 2 minutes. Si une tâche que vous devez acomplir prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite. En la reportant, c'est typiquement le genre de tâche qui va moisir au fond de la to-do list, et qui empèchera le reste d'avancer. David Allen parle de 2 minutes, mais à vous de voir si 30 secondes ou 10 minutes vous conviennent mieux.
  
• Grouper les tâches qui se ressemblent. Traitez toutes les factures en même temps, saisissez toutes les cartes de visites sur votre PDA en même temps et non au fur et à mesure que vous les recevez, traitez vos mails par période et non dès leur arrivée....
  
• Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place. Il est plus rentable de perdre quelques secondes à ranger un objet qu'à le rechercher. Un principe tiré des 5S.
  
• A chaque poste son matériel. On n'imagine pas une usine avec une seule clé à molette pour 60 ouvriers. Chaque ouvrier possède sa caisse avec son propre matériel. Le principe est le même pour la vie de tous les jours. Par exemple, un bloc note et un stylo en état de fonctionner dans la cuisine pour noter les courses à faire, un autre à côté du téléphone, un autre au bureau...
  
• Disposer les choses directement à l'endroit où l'on s'en servira. Vous venez de recevoir votre nouveau PC. Allez-vous le mettre au grenier en attendant de le déballer ? Non, autant mettre le colis directement sur le bureau auquel il est destiné. Cela induit qu'il faut anticiper l'arrivée du matériel, définir et préparer l'endroit où il sera utilisé.
  
• Une tâche commencée doit être terminée. Avant de commencer une tâche, il faut s'assurer que l'on dispose de tout ce qui est nécessaire à son traitement : matériel, informations, documentation, etc... L'élément le plus difficile à contrôler est le temps, car même si l'on en dispose, une interruption est toujours possible...